Cómo implementar un buzón de denuncias internas. El Whistleblowing (I)

imagen buzon etico ferrovial

El whistleblower (literalmente, persona que hace sonar un silbato) es el término anglosajón con el que se conoce a la persona que revela o pone en alerta a la organización empresarial  de un hecho que ocurre en el seno de la misma y que puede constituir delito o riesgo de comisión de un delito.

El whistleblowing es el mecanismo que implementa la empresa para gestionar y facilitar estas posibles denuncias internas.

La creación de un sistema de denuncias internas (whistleblowing) es inevitable e ineludible si se pretende establecer un sistema de corporate compliance  que cumpla con la normativa penal en materia de responsabilidad penal de las personas jurídicas. De hecho, el proyecto de reforma del Código Penal dice que los modelos de prevención de riesgos penales de obligado cumplimiento:

Impondrán la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos…”

Por tanto, quién impone la obligación de informar debe a su vez facilitar el flujo de esta información hacia los responsables del cumplimiento.

La ley ni el proyecto de ley dice expresamente  que deba haber un buzón de denuncias pero realmente no se concibe un sistema de prevención serio que no contemple, al menos, alguna variante de este sistema que se adecue a la estructura y tamaño de la empresa.

¿Qué requisitos debe contener un sistema de whistleblowing para que sea eficaz y cumpla con la legalidad?

1.- La existencia del buzón y la obligatoriedad de su empleo debe ser puesto en conocimiento de los empleados de forma pro-activa y eficaz.

  • Para que el sistema de prevención sea eficaz, la existencia del buzón de denuncias deber ser conocido y estar fácilmente disponible par a los empleados.
  • No sólo debe ser conocido sino que el personal de la compañía debe tener la obligación de denunciar por lo que se recomienda incorporar esta obligación como cláusula de contrato.
  • El buzón debería estar abierto a terceros no empleados de la compañía, en especial subcontratistas y proveedores.  Éstos también debería ser informados activamente de la existencia de este medio de denuncia y, siempre que sea posible incorporar en los contratos una cláusula que obligue a comunicar posibles irregularidades a través de este medio.

2.- El medio para la recepción de denuncias debe ser accesible a cualquiera y no debe contener trabas que suponga un freno práctico o psicológico para el denunciante.

  • El medio electrónico de comunicación debería ser la primera opción ya que es el medio de comunicación por excelencia.  Es práctico, no requiere esfuerzo y, desde el punto de vista del denunciante tiene un componente psicológico favorable a la denuncia en la medida que el usuario no tiene comunicación personal directa (como en el caso del teléfono).
  • Debería darse una segunda opción como la denuncia telefónica o un apartado de correos.

 3.- En el acceso al buzón de denuncias, así como en la información que se ofrezca sobre el mismo por cualquier canal, deberán explicarse las ventajas de denunciar.

  • De forma clara debe explicarse que el uso del buzón de denuncias no conllevará represalias por parte de la empresa.
  • Deberá explicarse que, en el caso de que el denunciante este comprometido o haya participado en delito, existen atenuantes por confesión anterior al descubrimiento del delito(artículo 21.4 CP) y por “disminución de los efectos” (21.5 CP) de los que podría beneficiarse si denuncia.
  • También debería hacerse una clara advertencia de las sanciones por denuncia falsa, incluso su tipicidad penal.

En un segundo post sobre este asunto entraremos en la cuestión de las limitaciones del buzón de denuncias en materia de protección de datos, la confidencialidad,  sobre la cuestión legalmente controvertida de si están permitidas las denuncias anónimas y el tratamiento que debe darse a las denuncias.

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