Los elementos básicos de un sistema de coporate compliance. El modelo USA

Si en un post anterior examinamos el modelo alemán de corporate compliance propuesto por el IDW (Instituto Alemán de Auditores Públicos) en esta ocasión toca el turno del modelo propuesto en Estados Unidos por la United States Sentencing Guidlines.

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Esta recopilación de directrices que se recogen en la Federal Sentencing Guidelines dedica el Capítulo 8B2 a los requisitos que deben reunir un Effective Compliance and Ethics Program.

Las directrices, en este concreto capítulo, pretenden orientar a los Tribunales Federales de los requisitos mínimos para una correcta organización en el cumplimiento de la ley y la prevención de conductas criminales.
En cuanto a los objetivos que el modelo de compliance debería seguir es muy similar a lo que habitualmente ya venimos conociendo. Establece dos objetivos:

  •  Ejercicio de la debida diligencia para prevenir y detectar conductas criminales.
  •  Promover una cultura de organización que aliente las conductas conforme a la ética y el cumplimiento normativo.

Desde el punto de vista organizativo se plantea un sistema transversal y global que afecta a todas las líneas de personal.

Así:

  • Respecto al Órgano de Administración (Governing Authority):
  • Debe tener conocimiento y ser instruidos sobre el contenido y funcionamiento del programa de compliance.
  • Debe ejercer la función de supervisar la implantación del modelo y su eficacia.

Aunque no se dice expresamente, el texto permite deducir que dentro del Órgano de Administración se delegue esta función a un individuo o grupo, sin perjuicio de que la cultura del compliance debe estar presente en todo el órgano.

  • En cuanto al personal directivo:
  • Le corresponde asegurar que la existencia y efectividad de un programa de ética y cumplimiento.

En este caso, se hace especial mención a la necesidad de designar personal directivo especializado y con total responsabilidad en el programa de compliance:

  • En cuanto a la organización en su conjunto se exige:
    • Que se delegue a personal específico la responsabilidad de control operacional del día a día del cumplimiento normativo y ético.

Correspondería a este personal ejecutor la obligación de informar periódicamente al personal directivo o, en su caso, al órgano de administración (total o miembros delegados) sobre la eficacia.

Se dice, que para poder eximirse de responsabilidad, la organización deberá asegurar que el personal encargado del cumplimiento normativo disponga:

  • De los recursos adecuados.
  • Suficiente poder (Authority)
  • Acceso directo al órgano de administración.

La directriz dedica un apartado específico a la necesidad de que la organización deberá adoptar las medidas de control y due diligence para evitar que dentro del organigrama de personal con capacidad de decisión (substantial authority personnel) se pueda incluir a alguna persona que haya estado involucrado en actividades ilegales o conductas incompatibles con un efectivo programa de ética y cumplimiento.
En cuanto a los requisitos de ejecución o funcionamiento del corporate compliance, se establece los siguientes:

  •  Comunicación periódica, permanente y práctica (sencilla) de los estándares y procedimientos de cumplimiento normativo al personal y agentes de la organización.
  •  Debe asegurarse que el programa es seguido, para lo cual deberá ser regularmente monitorizado y auditado para detectar conductas criminales.
  •  Se evaluará periódicamente la efectividad del programa.
  •  Deberá implementar y publicitarse debidamente un mecanismo que permita denunciar de forma anónima y confidencial conductas potencialmente criminales sin miedo a represalias.

Este mecanismo de whistleblowing también debe servir, así lo dice expresamente, para que el personal que tenga conocimiento de situaciones irregulares o que puedan verse involucrados encuentre una guía de orientación sobre su actuación conforme con el cumplimiento normativo. De modo que se constituye en un mecanismo de doble dirección muy útil, en el aspecto preventivo, si realmente es efectivo.

  • Se establecerán incentivos apropiados para fomentar el cumplimiento normativo y los comportamientos éticos. A su vez, deberá también articularse un sistema de medidas disciplinarias.

Las medidas disciplinarias a las que se hace referencia, de nuevo tienen un doble sentido. Por un lado, para quienes participen en conductas de tipo criminal. Por otro, también se contemplan para quienes fallen en su obligación de control o prevención.

Es una evidencia, pero también se refleja, el hecho de que detectado una conducta criminal deberá actuar contra la misma y realizar las modificaciones necesarias para prevenir conductas similares.

La conclusión es que se trata de un sistema cuyos requisitos están centrados en obtener eficacia en el resultado preventivo, para lo que recurre a la implicación del personal a todos los niveles tanto en la cultura del cumplimiento como en las responsabilidades por fallos del sistema.

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